Easy-Micro

BUREAUTIQUE Word Fonctions Avancées
Publipostage
Publipostage Word à partir de la version 2007

Word

Publipostage Word pour une lettre

  • Accessible depuis l'onglet du même nom. Procédure :
    1 - Bouton "Démarrer la fusion..." : sélection du type de publipostage.
    2 - Bouton "Sélection des destinataires" (préalablement crée dans un fichier Excel)
    3 - "Inserer un champ de fusion"
    4 - Bouton "Terminer & fusionner".
  • Note : pour utiliser le Bloc d'adresse, utilisez d'abord le bouton "Faire correspondre les champs". Attention, Word ne fait plus disparaître les paragraphes qui ont un champ avec un enregistrement vide. La ligne est conservée malgré le vide.

Publipostage Word pour un mailing

Pour réaliser un mailing, vous devez avoir dans votre base de données (fichier Excel), une colonne qui contient des adresses de messagerie (si, si). C'est au moment de la fusion que vous devez spécifier ce champ.
Attention Word n'accepte que Microsoft Outlook comme système de messagerie.

Astuce: Faire un mailing sans Outlook

Pour cela, vous devez utiliser OpenOffice Writer (menu Outils / Assistant publipostage).
Il vous faudras convertir vos fichiers Excel au format Calc pour pouvoir utiliser une base d'adresses.
Pour pouvoir utiliser n'importe quelle messagerie (même une messagerie en ligne !), il vous faut configurer OpenOffice. Depuis n'importe quel logiciel OpenOffice allez dans Outils / Option / OpenOffice Writer / Couriel de publipostage.

Règles de publipostage Word

  • Demander
    Demande une information à l'utilisateur à l'aide d'une boîte de dialogue, et répercute la réponse sur tous les enregistrements. Voir l'astuce Bureautique Easy-Micro n°8 : Remplir une zone de texte Word à partir d'une boîte de dialogue
  • Remplir
    Fait apparaître une boîte de dialogue à chaque enregistrement invitant l'utilisateur à entrer un texte
  • Si alors sinon
    Si un champ = quelque chose, alors écrire ceci, sinon écrire cela
  • N° enreg. fusion
    Numéros d'enregistrement de fusion. Ces numéros se réactualise à chaque modification (filtre, champ suivant...)
  • N° séquence fusion
    Numéros séquentiels d'enregistrement de fusion. Ces numéros vont se suivre quoi qu'il arrive
  • Suivant
    Passe automatiquement à l'enregistrement suivant (utile dans les étiquettes)
  • Suivant si
    Passe à l'enregistrement suivant si un certain champ respecte certains critères
  • Définir signet
    Permet d'insérer un signet
  • Sauter si
    N'exécute pas l'enregistrement courant si un champ respecte certains critères

Astuce: Convertir une date au format US en format standard

  1. Dans le document, sélectionnez le champ "Date_de_facture"1 puis faites un clic droit "basculer les codes de champs" (ou bien Alt + F9)
    Vous devriez afficher ceci : {MERGEFIELD "Date_de_facture"}
  2. Transformez votre champ comme ceci:
    {MERGEFIELD "Date_de_facture" \@ "DD/MM/YYYY" \* MERGEFORMAT}
  3. Refaire un clic droit "basculer les codes de champs" (ou bien Alt + F9)
  4. Finissez enfin par un nouveau clic droit: "Actualiser le champ"

Vous pouvez modifier le format de la date pour obtenir par exemple "lundi 03 mars 2022" :

{MERGEFIELD "Date_de_facture"\@ "dddd dd MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT}

Les commutateurs : Format et mise en forme de champ Word

Il existe trois types de commutateurs :
  • \* pour la mise en forme du texte
  • \# pour le format des nombres
  • \@ pour la mise en forme des dates
Quelques exemples de mise en forme à appliquer en fonction des types de données :
  • Format Code Postal :
    { MERGEFIELD leChamp \# "0####" }
  • Format Décimal :
    { MERGEFIELD leChamp \# "#,00" }
    { MERGEFIELD leChamp \# "### ### ###,##" }
  • Format Date :
    { MERGEFIELD laDate \@ "dd/MM/yyyy" }
    { MERGEFIELD laDate \@ "dd dddd MMMM yyyy" }
  • Format Monétaire :
    { MERGEFIELD Montant \# "# ###,00 €" }
  • Format numéro de Téléphone:
    { MERGEFIELD \# "00' '00' '00' '00' '00" }
  • Format Poucentage :
    { ={MERGEFIELD mon_champ } * 100 \# "# %" }
  • Afficher le champ mon_champ uniquement si il est différent de zéro :
    {IF { MERGEFIELD mon_champ} <>"0.00" "{ MERGEFIELD mon_champ}""" }
    Cet exemple est issu de Faqword.com/publipostage
  • Pour conserver les liens hypertextes sur des adresses de liens, il faut inclure vos champs d'adresses dans des champs HYPERLINK :
    { HYPERLINK "{ MERGEFIELD mon_champ }" }
    Cet exemple est issu de Faqword.com/publipostage
Pour aller plus loin avec les commutateurs : L'utilisation des champs dans Microsoft Word par Olivier Lebeau (page 10)

Publipostage pour des étiquettes

Références d'étiquette :
- TICO GL4-3622 (2X4)
- Voir aussi les références de Print Jet
- Les gabarits PhotoShop à imprimer

Remarque sur l'alignement vertical d'un texte dans un publipostage d'étiquette

Comme il s'agit d'une option de Tableau (onglet disposition), la mise à jour du champ ne fonctionnera pas : il faut centrer verticalement toutes les cellules du tableau en le sélectionnant.
Remarque faîte avec Caroline et Sandrine de l'Université de Bordeaux Montaigne

Publipostage d'étiquette avec une seul image

Insérer directement dans la première étiquette n'importe quelle image et mettez à jour les étiquettes.

Publipostage d'étiquette avec des images différentes (photos)

Comment réaliser un Publipostage Word pour des étiquettes en incluant les photos des différents clients?
  1. Votre base de donnée (un tableau Excel) doit comporter une colonne avec les adresses des photos. Attention, vos adresses de photos doivent être saisie avec des double anti-slash. Exemple :
    C:\\Users\\Administrateur\\Pictures\\mes_photos\\2.jpg
  2. Côté Word, dans votre première étiquette, incluez un champ InclureImage par l'onglet Insertion / QuickPart / Champ (Catégorie Liaisons et Renvois).
  3. Dans l'adresse demandée, saisissez l'adresse de l'image comme ceci :
    C:\Users\Administrateur\Pictures\mes_photos\1.jpg
    faite ok et l'image doit apparaître.
  4. Voici le résultat (avec un Alt + F9 qui affiche les codes des champs) :
    { INCLUDEPICTURE "C:\\Users\\Administrateur\\Pictures\\mes_photos\\1.jpg" \* MERGEFORMAT }
  5. En dessous de l'image, insérez le champ de fusion qui contient les adresses des images.
  6. Faite un Alt + F9 pour afficher les codes des champs et
    A la place de l'adresse, incluez le champ de fusion qui contient les adresses des photos :
    { INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD photo }" \* MERGEFORMAT }
  7. Même si le résultat n’apparaît pas correctement à l'écran, fusionnez vos document puis
    SÉLECTIONNER TOUT LE DOCUMENT ET FAITES F9 (soit, actualiser les champs).
    En effet les champs de fusion (type publipostage) se mettent automatiquement à jour alors que le champ InclureImage (INCLUDEPICTURE) est un champ qui doit être actualisé.

Publipostage pour des enveloppes

Référence d'enveloppes :
- DL : classique (à fenêtre) longue (110X220).
- C6 : classique "rectangle" (114x162).

Enveloppe à fenêtre : Distance en partant des marges Word 10,5 cm depuis le bord gauche et 5 cm depuis le haut.
Le cadre doit faire 10cm de large sur 4.5 de haut.

Publipostage de répertoire

Le publipostage de type "Répertoire" et comme le type "Lettre" à la différence près qu'il fusionne sans saut de page. Il permet donc d'afficher le contenu d'une base de donnée dans une mise en forme spécifique.
Pour répéter une liste à puce ou une forme de type Bannière, il faut créer un paragraphe supplémentaire vide en dessous de la liste ou de la bannière.

Pour aller plus loin...

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1. Les espaces dans les noms d'étiquettes de vos bases de données sont remplacés automatiquement par Word
par des soulignements inférieurs - touche 8 du clavier.

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