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BUREAUTIQUE Office 365
Site SharePoint

Gestion d'un site d'équipe Sharepoint

Site d'équipe Sharepoint online L'ouverture d'un site d'équipe Sharepoint affiche en premier l'accueil d'un site. C'est un tableau de bord avec les actualités, les liens et les activités du site.

Office 365 - Sharepoint Menu Sharepoint

Description du menu vertical de gauche d'un site d'équipe SharePoint
  • Accueil
    Affiche la page d'accueil du site SharePoint (La SharePoint starter page).
  • Conversations
    Ouvre dans Outlook la boite mail du groupe correspondant au site Sharepoint.
  • Documents
    Affiche les bibliothèques de documents qui ont été automatiquement stockées dans les bibliothèques partagées de Onedrive
  • Bloc-notes
    Ouvre Onenote online et affiche les notes de l'équipe. Pour revenir sur le site d'équipe SharePoint, clique dans la barre bleu en haut à gauche sur le nom du groupe (cheval de fer).
  • Pages
    Liste les différentes pages du site Sharepoint (pour modif ou gestion)
  • Contenu du site
    Pour modifier le site : créer des listes, des pages, application, sous-site, styles, modèles...
  • Corbeille
    Affiche le nom de celui qui l'a supprimé et permet la restauration
  • Modifier
    Pour modifier le menu vertical de gauche (réorganiser les items).


Office 365 - Sharepoint Nouveau contenu

Depuis la page d'accueil, vous pouvez créer du contenu avec le menu horizontal + Nouveau visible en haut à gauche :
  • Liste
    Soit des listes d'informations en colonnes (des tableaux qui ressemblent aux bibliothèques de documents). Plus d'infos
  • Bibliothèque
    Pour ajouter des nouvelles bibliothèques de documents
  • Page
    Pour créer de nouvelles pages dans le site Sharepoint
  • Actualités
    Pour créer de nouvelles actu qui s'affiche automatiquement sur l'accueil
  • Liens
    Pour créer des liens vers des sites dans les actu. Cela affiche automatiquement le titre de la page, une miniature et la description du site.
  • Plan
    Permet d'ajouter dans le menu de gauche un plan (un Plan est un projet Planner)
  • Applications
    Permet d'insérer des applications Office 365 comme un calendrier
Remarque : Lors de la création d'un nouvel élément, la case à cocher "Afficher dans la navigation de site" créé un nouvel item dans le menu de gauche
Autre remarque: à part les pages, tout nouveau contenu peut être intégré dans une page via les composants WebPart (voir ci-dessous)




Office 365 - Sharepoint Menu Conversations

Depuis le menu Conversation de SharePoint s'ouvre dans Outlook la boite mail Outlook du groupe (et pas votre boite mail perso). Les messages qui apparaissent ici sont uniquement ceux dont le destinataire est le nom du groupe.

Si le groupe à été créé dans Teams, ce groupe n'est pas créé automatiquement dans Outlook (groupes rejoints). On parle de groupes visités. Les groupes rejoints sont ceux qui sont créés automatiquement (comme lors de la création d'un plan dans Planneur, un groupe Yammer, un site d'équipe Sharepoint et bien sûr un groupe Outlook).

Pour revenir sur le site d'équipe SharePoint depuis Outlook, clique en haut de l'écran, sur le bouton des trois petits points sur la même ligne que Conversation, Fichiers, Calendrier et Bloc-notes (juste en dessous du nom du groupe)


Composants WebPart et sections SharePoint

Office 365 - Sharepoint Modifier un site SharePoint

Pour personnaliser votre site SharePoint, cliquez sur le bouton bleu "Modifier" (à droite de l'écran)

Composants WebPart SharePoint

Composants WebPart

L'écran se divise en différente section avec des composants WebPart (des sortes de bloc de construction) qui, au survol, affiche un petit menu noir pour modifier, déplacer ou supprimer le composant. Modifier affiche un volet à droite de l'écran qui permet de modifier la structure du WebPart (pas son contenu). Les composants sont affichés dans des sections de une ou plusieurs colonnes.

Le bouton + dans un rond gris qui apparaît au dessus et au centre d'une section permet d'ajouter des composants WebPart dans nos sections :
  • Texte
  • Images
  • Visionneuse : permet d'afficher un fichier dans son propre logiciel (un fichier Excel dans Excel)
  • Lien : on saisi l'adresse du lien (https://www.easy-micro.org) et l'aperçu du site apparaît
  • Incorporation : insert des contenu d'autres sites web (vidéo YouTube)
  • Contenu mise en évidence : affiche la liste des documents les plus récents
  • Activité du site : liste, comme dans la page d'accueil, les dernières activités du site
  • Actualités du site : liste, comme dans la page d'accueil, les dernières actualités du site
  • Aperçu instantané Kindle : pour afficher un aperçu de son bouquin favoris (Kindle instant previews)
  • Asana : un gestionnaire de communication d'équipe conçu pour permettre aux équipes de planifier et gérer leurs projets et les tâches sans email.
  • ...

Sections

Le bouton + dans un rond gris qui apparaît sur la gauche d'une section permet d'ajouter des sections. A gauche des sections dans la barre verticale grise, on trouve trois boutons pour modifier, déplacer ou supprimer la section.


Site SharePoint

Office 365 - Sharepoint Exemple de site SharePoint : Chantier et Travaux RVB

Exemple de création de site Sharepoint pour une réunion hebdomadaire avec une équipe dispersée géographiquement (besoin: notifier les actions, compte-rendu, partage de documents et échange avec les collaborateurs)
Exemple issu de la vidéo Travailler en équipe - Améliorer la collaboration et favoriser le partage de données (4'04'').

Nouveau groupe Outlook

Ouvrir Outlook et créer un nouveau groupe (bouton Nouveau). Depuis Outlook online, bouton "Nouveau groupe" en bas du volet de gauche
Nom du groupe : Chantier et Travaux RVB (cocher privé).
Ajouter les membres et valider. Cliquer ensuite sur "Envoyer un courrier" (objet : le nouveau groupe est prêt".

Nouvelle page SharePoint

Ouvrez SharePoint online. Sur le site d'équipe automatiquement créé, on va personnaliser la page d'accueil avec le planning de l'équipe, les comptes rendus de réunion et des liens vers les principaux indicateurs comme la nouvelle documentation.

Titre

Menu Page > bouton + Nouveau > Page de site
Titre de la page: Bienvenue sur le site Chantiers et travaux RVB

Page de liens rapide

Clique sur le bouton + dans un rond gris pour ajouter le composants WebPart "Liens rapide"
Clique sur "Ajouter un lien" et faire un lien vers des documents.

Pour les comptes rendus, on fait un lien vers le bloc-notes :
Depuis le site d'équipe SharePoint, dans le volet de gauche > Bloc-Notes (Onenote s'ouvre) > Cliquer sur la bouton "Partager" (à droite) > Copier le lien.
Retour sur la page Chantiers et Travaux RVB. Clique sur "Ajouter un lien". Dans "Éléments récents", aller sur "A partir d'un lien", coller votre lien, puis dans le volet de droite, nommer le lien "CR de réunion".

Bloc calendrier de groupe

Toujours avec le bouton + dans un rond gris rajoutez en dessous le composants WebPart "Calendrier de groupe" pour les réunions d'équipe.

Activité du site

Toujours avec le bouton + dans un rond gris rajoutez en dessous le composants WebPart "Activité du site" afin que votre équipe soit informée des derniers fichiers modifiés par exemple. J'enregistre et je publie ma page.

Page d'accueil

Enfin je définis la page créée en tant que page d'accueil de mon site.
Menu Contenu du site > Séléctionner la page > bouton trois petits points : Définir en tant que page d'accueil



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Vendredi 22 novembre 2019 - Semaine 47 - Sainte Cécile (Demain: Saint Clément)
Aujourd'hui, c'est l'anniversaire de Stéphane Freiss (1960-59 ans), acteur français.
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