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TECHNIQUE Technique
NewsLetter

Réaliser une NewsLetter

Newsletters Généralités
Une newsletter, ou lettre d'information, est un document d'information envoyé de manière périodique par courrier électronique à une liste de diffusion (Mailing List) regroupant l'ensemble des personnes qui y sont inscrites. Source: Wikipedia

Newsletters Créer sa newsletter
Format
Première étape : choisir le format de la newsletter.
Deux format sont généralement proposés:
◊ le format texte, la newsletter ressemble à un mail classique.
◊ le format HTML, les newsletters accrochent davantage le regard, elles comportent des images, des liens, du texte mis en forme (couleur, gras, italique,...) pouvant rappeler la charte graphique de votre site internet. Voir un exemple en ligne.

Certains services d'envoi de mail (voir ci-dessous) proposent des templates, des modèles de page, prêts à l'emploi, réutilisable à chaque newsletter, dans lequel on insére son contenu.

Pour créer vous-même un modèle de page, des logiciels de création web sont nécessaires. Certains sont gratuits comme Kompozer ou NVu, d'autres payants comme Dreamweaver ou Expression Web.

Attention! Votre code HTML doit-être irreprochable pour ne pas être bloquée par l'outil de messagerie de votre client. Le mieux étant qu'il soit conforme aux standards du W3C.

Illustrations
Certains services d'envoi proposent d'héberger vos images. Si ce n'est pas le cas et pour qu'une image s'affiche sur la newsletter reçue par le destinataire, elle doit être présente sur votre site web ou en ligne sur un autre site. Attention de ne pas insérer trop d'images, votre newsletter passera directement à la corbeille si le temps de chargement est trop long.

Exemple de code HTML qui affiche une image (en référence absolue) :
<img src="http://www.easy-micro.org/images/easy-micro.jpg" width="468" height="60" alt="Easy-Micro" />

Easy-Micro

De toute façon, il faut concevoir pour le cas où les images sont désactivées dans le client de messagerie (ce qui est très fréquent). Les images bloquées affecteront forcément l'apparence de votre newsletter mais vous pouvez atténuer cela avec un texte alternatif sur toutes les images et surtout en évitant d'utiliser des images pour des contenus importants comme dans les exemples visiblent sur Campaign Monitor.
L'idéal est d'utiliser une technique qui prévoie l'abscence d'image (comme celle visible sur Pompage.net) afin d'afficher une alternative textuelle lorsque les images ne sont pas activées.

WebDesign
Utilisation de l'outil tranche sous PhotoShop CS
PhotoShop propose un superbe outil, l'outil tranche (visible dans la barre d'outils et dans le menu Affichage / Afficher Tranches), qui permet de découper des images et de créer dynamiquement un tableau HTML. Une fois vos tranches réalisées, PhotoShop permet d'enregistrer toutes vos tranches dans un même dossier. Pour cela, il suffit de cliquer sur Fichier / Enregistrer pour le Web.

Lors de l'enregistrement, dans la boite de dialogues "Paramètres de sortie", saisissez le nom du dossier ou vous souhaitez que photoshop enregistre vos images. Toujours au moment de la sauvegarde, spécifiez le type "HTML et images" (*.html) afin d'obtenir le fichier HTML.

Plus d'infos sur Photoshop-school

Formulaire
Si vous devez utiliser un formulaire dans votre NewsLetter, privilègiez l'emploi d'un fichier PHP de traitement. Attention de ne pas utiliser de script Javascript qui pourraient être sujet de rejet (voir Spam ci-dessous). L'idéal est encore de proposer un lien qui pointe vers un formulaire en ligne.

Style
Incluez l'élément <style> dans votre fichier HTML, n'y faites pas référence de l'extérieur. Certains fournisseurs le supprimeront complètement, tandis que d'autres ne l'utiliseront pas si les images sont désactivées. Si vous envoyez des emails vers des destinataires Hotmail, placez l'élément <style> dans le <body> et non dans le <head>. Si vous ciblez Gmail, assurez-vous que vous utilisez des CSS en ligne, l'élément <style> sera complètement supprimé.
Source: Pompage.net

Ergonomie
Votre newsletter HTML ne doit pas excéder 550 pixels de large, afin d'être sùr que vos lecteurs n'aient pas à employer l'ascenceur horizontal pour la lire et avec les panneaux de prévisualisation, déscendre j'usqu'à 250 pixels de large. Dans le cas des newsletters HTML, le poids a son importance. Une newsletter qui a un poids qui excède 25 MB est difficile à délivrer correctement dans la plupart des messageries. Optimisez votre newsletter HTML pour qu'elle n'excède pas 20 MB. Ainsi vous aurez de meilleures chances que tous vos abonnés la reçoivent.

Par sécurité, une newsLetter aura toujours un lien hypertexte en son sommet qui permet de l'afficher directement en ligne si jamais celle-ci ne s'affichait pas pour une quelconque raison. (un simple lien vers un fichier en ligne). Exemple : Si vous avez des difficultés pour visualiser ce message, accédez à la version en ligne

Pour aller plus loin sur l'ergonomie des newsletters, voir l'article du Journal du Net ainsi que le dossier Ergonomie Web d'Easy-Micro.

Inscription à la newsletter
Sur votre site internet, n'oubliez pas d'ajouter une rubrique "s'inscrire à la newsletter" où les internautes pourront laisser leur adresse mail. Cette page sera aussi parfaite pour lister vos anciennes newsletters comme cet exemple. Afin d'augmenter le taux d'inscription, ajouter par exemple à la fin de la newsletter un lien "envoyer à un ami".

Newsletters Spam et obligations légales
Spam
Comment éviter à sa newsletter d'être considérée comme un spam ?
Ne pas envoyer votre newsletter à des destinataires sans leur accord préalable et ne pas envoyer de mails en trop grand nombre à partir de votre adresse mail.
Concernant le contenu de la newsletter, éviter les termes souvent utilisés par les spammeurs (majuscules, points d'exclamation, le mot "gratuit") et faire une newsletter en HTML la plus simple possible (pas de scripts, pas trop de feuilles CSS). Pour éviter ces contraintes, beaucoups transforme leur newsletter en une seul image ou en PDF...

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SpamCheck : Pour vérifier si votre newsLetter ne sera pas considérée comme un SPAM, vous pouvez employer le service d'évaluation gratuit SpamCheck (Anglais) proposé par SiteSell.com.
Utilisez le formulaire par un copier/coller du code HTML de votre news. L'adresse mail demandée dans le champ "From" peut-être fictive. Si vous obtenez un score supérieur à 5 après analyse, vous devrez corriger les problèmes.

En France le spam est illégal, parmi les textes en vigueur :
la loi sur l'informatique et les libertés, la loi pour la confiance dans l'économie numérique, le code de la consommation et directive sur la protection des données dans le cadre des envois électroniques.
Le site de la CNIL propose une synthèse des textes législatifs.

Obligations légales
Noubliez-pas de permettre à l'internaute de se désabonner.
Vous avez l'obligation d'ajouter un lien à votre newsletter, généralement en bas de page, qui permet à l'internaute de se désabonner. C'est la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, que vous pouvez consulter sur le site de la CNIL, qui vous y oblige. N'oubliez pas non plus le nom de votre société et son adresse postale.

Exemple: Si vous ne souhaitez plus recevoir notre newsLetter, se désabonner.

Newsletters Diffuser sa NewsLetter
Micosoft Outlook 2007
Pour envoyer vous-même votre newsLetter depuis Microsoft Outlook 2007, vous devez enregistrer votre newsLetter au format HTML et la déposer dans le dossier des papiers à lettre d'Outlook : C:\ Program Files \ Common Files \ microsoft shared \ Stationery.

Note: pour configurer Microsoft Outlook 2007 sous Windows 7 (Seven), allez dans le panneau de configuration de Windows 7, sélectionnez un affichage par "Grandes icônes", ouvrez l'icône "Courrier" puis ajoutez un profil.

Modèles Outlook 2007
Si vous désirez utiliser un modèle de message dans Outlook 2007, allez dans le menu
Fichier / Nouveau / Choisir un formulaire...
Dans la liste déroulante "Regarder dans :", sélectionnez "Modèles dans le fichier système".

Pour créer un modèle à partir d'un nouveau message : depuis le bouton Office, Enregistrer Sous votre message avec le type Modèle Outlook (*.oft). Les modèles Outlook se trouvent dans :
"C:\ Documents and Settings \ "Utilisateur"\ Application Data\ Microsoft\ Modèles\" sous Windows XP et dans
"C:\ Users \ "Utilisateur" \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates\" sous Windows Vista et Seven.

Créer ensuite une liste de distribution dans Outlook 2007 :
Après avoir ouvert les "Contacts", cliquez sur le menu "Actions" > "Nouvelle liste de distribution". Donnez un nom à votre liste et cliquer sur le bouton "Sélectionner les membres". Ajouter des membres et enregistrer votre liste.

Il vous suffit ensuite d'utiliser votre NewsLetter comme un nouveau papier à lettre de message. Pour cela, dans Outlook 2007, cliquez sur le menu Actions > Nouveau message en utilisant > Davantage de papier à lettres... Sélectionner votre Newsletter et envoyer-là uniquement en CCI (dans l'onglet options) en utilisant votre liste de distribution (qui se trouve dans le carnet d'adresse "Contact").

Thème et papier à lettre dans Outlook 2007
Ils se trouvent dans le menu outils/options/Format du courrier/Bouton "papier à lettre et police"/Bouton "Thème".

Commend installer les Papiers à lettre sous Outlook 2007 ?
- Panneau de configuration
- Programmes et fonctionnalités
- Dans la liste, cliquer une fois, soit sur Office 2007, soit sur Outlook 2007
- Sélectionner le bouton "Modifier"
- Cliquer sur "Ajouter ou supprimer des composants"
- Dans la liste, ouvrez (avec le petit +) "Microsoft Office Outlook", puis "Modèles Outlook"
- et sélectionnez "Installer lors de la première utilisation".

N'oubliez pas qu'une newsletter HTML doit être publiée assez régulièrement afin de renforcer le mécanisme marketing du "stay-in-touch" (rester en contact).

Exemple de NewsLetter Exemple de NewsLetter Exemple de NewsLetter Exemple de NewsLetter

Newsletters Diffusion dynamique
La technique pour l'envoie automatique est de faire s'inscrire les clients surun formulaire en ligne qui récupère - via le langage PHP - les adresses mail et les stock dans une base de données MySQL. Un script PHP pourras ensuite automatiser l'envoi avec une boucle de programme de type "for" avec les fonctions mail() et date().

Voir, par exemple, les script proposés sur PHPScript.

Pour optenir des statistiques, utilisez des variables PHP dans vos adresses de liens comme "index.php?recu=oui", sinon privilègiez les services d'envoi de mail ci-dessous.

Newsletters Service d'envoi de mail
Envoyer une newsletter par l'intermédiaire d'une adresse mail classique s'avére impossible dès que le nombre d'abonnés est important. Il est donc fortement conseillé d'utiliser un service d'envoi de mail.

Pour les premiers envois, vous pouvez choisir parmi des solutions gratuites comme :
Sarbacane : logiciel à installer en local, propose des templates,
PopList : service en ligne mais vous devez importer votre conception,
MailingList.
Il suffit de créer un compte, importer sa liste de contacts, sa newsletter et envoyer.

Pour des envois en plus grand nombre et pour accéder à plus d'options (modèles de newsletters, statistiques), optez pour une solution payante :
PG-Mailing List PRO (Raynette),
Constant Contact,
Etarget Emailing,
Sendpro.

Newsletters Tester sa NewsLetter
Personne ne lance un nouveau site sans le vérifier dans quelques navigateurs. La même chose s'applique à vos emails HTML. Si vous en envoyez beaucoup, vous devriez essayer de tester chaque nouveau design dans les environnements suivants avant de l'envoyer :
Web - Hotmail, Yahoo! Mail et Gmail
PC - Outlook, AOL, Thunderbird et Lotus Notes
Mac - Mac Mail, Entourage et Eudora

Note: Si vous envoyez des emails B2B (NdT : "Business to Business", c'est-à-dire d'entreprise à entreprise), il est sans danger de présumer que la plupart de vos destinataires utiliseront Outlook (environ 75%) ou Lotus Notes (9%). Source: Pompage.net

Newsletters Pour aller plus loin
◊ Gestion de la relation client (Customer Relationship Management)
CRM-Marketing : actualités et dossiers de l'e-marketing du Journal du Net.


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